Manuais de Controle nas Empresas - Padronização dos Processos e Procedimentos Organizacionais - Conceitos e Aplicação do Compliance de Processos

Sergio Vidal dos Santos Dias

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Ficha técnica

Autor(es): Sergio Vidal dos Santos Dias

ISBN v. impressa: 978853628478-1

ISBN v. digital: 978853628531-3

Acabamento: Brochura

Número de páginas: 184

Publicado em: 30/11/2018

Área(s): Administração

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Sinopse

A padronização dos processos organizacionais de uma empresa é uma ferramenta que auxilia na visão de processo para o fluxo de atividades da empresa.

A visão de processo implica entender que as áreas não são partes independentes do processo. Na verdade, elas participam da definição de seu produto final e compreendem a importância de sua participação, assim como a de todas as demais áreas envolvidas no processo. O desconhecimento da importância atribuída à participação de cada área envolvida e a inexistência de uma gerência coletiva da obtenção dos resultados finais previstos são as principais causas para inevitável ocorrência de retrabalho e operações ineficazes, quando as empresas não disseminam, junto às suas áreas, uma visão de processo. O total conhecimento da importância de sua participação no processo e do tipo de participação e resultado previsto para as demais áreas incluídas neste processo facilita a identificação de possíveis falhas ou perdas de qualidade para a obtenção do produto final, demonstrando uma preocupação com a manutenção de sua eficácia e com a constante avaliação do desempenho do processo.

Nesta visão, o compliance dos processos organizacionais, através da construção de um Manual de Controles Internos, é o guia que ajuda a manter este conceito e alcançar a eficácia do produto final de cada processo. Esse documento apresenta os objetivos, políticas, procedimentos, documentos, sistemas eletrônicos e demais anexos necessários a este atendimento. A finalidade de se criar um manual para os procedimentos adotados nos processos operacionais, administrativos e financeiros de uma empresa é facilitar a utilização dos documentos, formulários e anexos inerentes aos processos envolvidos.

Logo, o compliance aparece porque a criação de um Manual de Controles Internos tem como finalidade tornar claro e público o que a empresa entende por comportamento ético na execução de seus procedimentos operacionais, administrativos, financeiros, apresentando parâmetros de atuação. Deixa claro que é dever de todos os empregados, voluntários e parceiros proporcionar a escolha de fornecedores que estejam comprometidos com a performance da empresa e ajam de acordo com as regras e orientações de comportamento estabelecidas neste documento, criando condições para a manutenção ou até aumento de sua rentabilidade.

Autor(es)

SERGIO VIDAL DOS SANTOS DIAS

Mestre em Ciências Contábeis pela Universidade do Estado do Rio de Janeiro – UERJ. Especialista em Gerência e Estruturação de Áreas de Auditoria Interna; Desenvolvimento e Implantação do Conceito de Avaliação dos Processos Organizacionais; Padronização de Procedimentos Considerados Ideais após Avaliação; Desenvolvimento e Implantação de Estruturas Organizacionais e Terceirização da Área de Auditoria Interna e Desenvolvimento de Atividades Ligadas a Controladoria e Controle Interno. Diretor Executivo da VCW Consultores. Possui trinta e três anos de experiência na área de auditoria, tendo atuado em empresas como: KPMG, E&Y, PWC, Rede Globo, Chocolates Garoto, Editora O Dia, Oi, entre outras. Paralelamente, atua na área acadêmica há mais de quinze anos, sendo atualmente Professor e Coordenador do Curso de Ciências Contábeis (que obteve grau quatro na visita de reconhecimento do curso pelo MEC – máximo cinco) e Professor e Coordenador do Curso de Especialização em Controladoria e Tributos do Centro Universitário Carioca – Unicarioca. Autor de três livros publicados na área de auditoria interna: Auditoria de Processos, Editora Impetus, 2004; Auditoria de Processos Organizacionais – 4ª Edição, Editora Atlas, 2015 e Manual de Controles Internos, 2ª Tiragem, Editora Atlas, 2011.

Sumário

Capítulo 1 O QUE É UM MANUAL DE CONTROLES INTERNOS

1.1 NECESSIDADE DE PADRONIZAÇÃO DAS ATIVIDADES EMPREGADAS

1.2 ESTABELECIMENTO DE POLÍTICAS175 E CRITÉRIOS

1.3 NECESSIDADES DE ENTENDIMENTO, POR PARTE DE TODOS, DA IMPORTÂNCIA DOS PROCEDIMENTOS

1.4 A INDIVIDUALIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS PARA CADA EMPRESA

1.5 EVOLUÇÃO DA AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS

1.6 O QUE SIGNIFICA A EXISTÊNCIA DE ALGUM RISCO

Capítulo 2 EXEMPLOS DE FERRAMENTAS PARA AVALIAR OS CONTROLES INTERNOS

2.1 COSO

2.2 INTERPRETAÇÃO E ATENDIMENTO À SARBANES-OXLEY

2.3 CONTROLES ADERENTES À GOVERNANÇA CORPORATIVA

Capítulo 3 PARA QUE SERVE UM MANUAL DE CONTROLES INTERNOS

3.1 ENTENDIMENTO DOS PROCEDIMENTOS DESENVOLVIDOS

3.2 CONHECIMENTO DOS OBJETIVOS ENVOLVIDOS

3.3 TÉRMINO DE MEMÓRIAS INDIVIDUAIS DOS PROCESSOS

3.4 DEFINIÇÃO DE POLÍTICAS, CRITÉRIOS E LIMITES DE ALÇADAS

3.5 ATUALIZAÇÃO CONSTANTE DOS PROCEDIMENTOS

3.6 SUA UTILIZAÇÃO COMO UMA CARTILHA DE INSTRUÇÕES DO PROCESSO

Capítulo 4 COMO DESENVOLVER UM MANUAL DE CONTROLES INTERNOS

4.1 IDENTIFICAÇÃO DOS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS E SEU CADASTRO

4.2 PLANEJAMENTO DO PROJETO DE MANUALIZAÇÃO DOS PROCESSOS

4.3 DOCUMENTAÇÃO DO FLUXO E DE SEUS PROCEDIMENTOS

4.4 CONCLUSÕES SOBRE OS OBJETIVOS ENVOLVIDOS

4.5 CONHECIMENTOS DOS RISCOS INERENTES

4.6 IDENTIFICAÇÃO DOS CONTROLES ADOTADOS

4.7 OS CONTROLES ADOTADOS SUPORTAM OS RISCOS EXISTENTES

4.8 POSSÍVEIS MELHORIAS NOS CONTROLES ADOTADOS

4.9 DEFINIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS DE VERIFICAÇÃO

4.10 CONCLUSÃO SOBRE OS CONTROLES ADOTADOS

4.11 CONTROLES QUE NECESSITEM DE POSSÍVEIS MELHORIAS

4.12 APRESENTAÇÃO DO FLUXO IDEAL A ALTA GESTÃO

4.13 REDAÇÃO DE MINUTA DO MANUAL PARA SUA APROVAÇÃO

Capítulo 5 COMO IMPLANTAR UM MANUAL DE CONTROLES INTERNOS

5.1 DEFINIÇÃO DE UM CRONOGRAMA PARA IMPLANTAÇÃO

5.2 APRESENTAÇÃO DO CRONOGRAMA ÀS ÁREAS E FUNCIONÁRIOS

5.3 ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO DO PROGRAMA

5.4 AJUSTE FINO DOS CONTROLES IMPLANTADOS NO MANUAL

5.5 VERIFICAÇÃO DA EXECUÇÃO EFICAZ DO MANUAL NA PRÁTICA

5.6 APROVAÇÃO E ASSINATURA DA ALTA GESTÃO E APROVADORES ENVOLVIDOS

5.7 PUBLICAÇÃO DO MANUAL PERANTE A EMPRESA

Capítulo 6 EXEMPLOS DE PADRONIZAÇÕES DOS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

6.1 COMPRA DE MOBILIÁRIOS E COMPUTADORES

6.2 VENDAS DE PRODUTOS NA LOJA

6.3 COMPRA DE MATERIAIS DE CONSUMO - PAPELARIA E CONSERVAÇÃO

6.4 CONTROLE SOBRE O PAGAMENTO DAS OBRIGAÇÕES DEVIDAS

6.5 CONTROLE SOBRE O FATURAMENTO

6.6 CONTROLE SOBRE COMPRAS DE MATÉRIA-PRIMA

6.7 CONTROLE SOBRE A PRODUÇÃO

6.8 CONTROLE SOBRE O TREINAMENTO DOS COLABORADORES

REFERÊNCIAS

Índice alfabético

A

  • Ajuste fino dos controles implantados no manual
  • Aprovadores envolvidos. Aprovação e assinatura da alta gestão e aprovadores envolvidos
  • Avaliação. Evolução da avaliação dos controles internos

C

  • Compra de materiais de consumo. Papelaria e conservação
  • Compra de mobiliários e computadores
  • Computador. Compra de mobiliários e computadores
  • Conservação. Compra de materiais de consumo. Papelaria e conservação
  • Consumo. Compra de materiais de consumo. Papelaria e conservação
  • Controle interno. Evolução da avaliação dos controles internos
  • Controle interno. Exemplos de ferramentas para avaliar os controles internos
  • Controle sobre a produção
  • Controle sobre compras de matéria-prima
  • Controle sobre o faturamento
  • Controle sobre o pagamento das obrigações devidas
  • Controle sobre o treinamento dos colaboradores
  • Controle. Conclusão sobre os controles adotados
  • Controle. Identificação dos controles adotados
  • Controles aderentes à governança corporativa
  • Controles adotados suportam os riscos existentes
  • Controles que necessitem de possíveis melhorias
  • COSO
  • Critérios. Estabelecimento de políticas e critérios
  • Cronograma. Apresentação do cronograma às áreas e funcionários
  • Cronograma. Definição de um cronograma para implantação

E

  • Empresas. Individualização de procedimentos para cada empresa
  • Entendimento dos procedimentos desenvolvidos
  • Estabelecimento de políticas e critérios
  • Evolução da avaliação dos controles internos
  • Execução. Acompanhamento da execução do programa
  • Execução. Verificação da execução eficaz do manual na prática
  • Exemplos de ferramentas para avaliar os controles internos
  • Exemplos de padronizações dos processos organizacionais

F

  • Faturamento. Controle sobre o faturamento
  • Ferramentas. Exemplos de ferramentas para avaliar os controles internos
  • Fluxo Ideal. Apresentação do fluxo ideal a alta gestão
  • Fluxo. Documentação do fluxo e de seus procedimentos

G

  • Governança corporativa. Controles aderentes à governança corporativa

I

  • Identificação dos controles adotados
  • Individualização de procedimentos para cada empresa
  • Interpretação e atendimento à Sarbanes-Oxley

M

  • Manual de controle interno. O que é um manual de controles internos
  • Manual de controles internos. Atualização constante dos procedimentos
  • Manual de controles internos. Como desenvolver
  • Manual de controles internos. Como implantar um manual de controles internos
  • Manual de controles internos. Conhecimento dos objetivos envolvidos
  • Manual de controles internos. Definição de políticas, critérios e limites de alçadas
  • Manual de controles internos. Para que serve
  • Manual de controles internos. Sua utilização como uma cartilha de instruções do processo
  • Manual de controles internos. Término de memórias individuais dos processos
  • Manualização dos processos. Planejamento do projeto
  • Matéria-prima. Controle sobre compras de matéria-prima
  • Melhorias. Possíveis melhorias nos controles adotados

N

  • Necessidades de entendimento, por parte de todos, da importância dos procedimentos

O

  • Objetivos. Conclusões sobre os objetivos envolvidos

P

  • Padronização. Necessidade de padronização das atividades empregadas
  • Pagamento. Controle sobre o pagamento das obrigações devidas
  • Papelaria. Compra de materiais de consumo. Papelaria e conservação
  • Planejamento do projeto de manualização dos processos
  • Políticas. Estabelecimento de políticas e critérios
  • Procedimentos. Entendimento dos procedimentos desenvolvidos
  • Procedimentos. Individualização de procedimentos para cada empresa
  • Procedimentos. Necessidades de entendimento, por parte de todos, da importância dos procedimentos
  • Processos organizacionais. Exemplos de padronizações dos processos organizacionais
  • Processos organizacionais. Identificação dos processos organizacionais e seu cadastro
  • Produção. Controle sobre a produção
  • Produtos. Vendas de produtos na loja
  • Publicação do manual perante a empresa

R

  • Redação de minuta do manual para sua aprovação
  • Referências
  • Risco. O que significa a existência de algum risco
  • Riscos existentes. Controles adotados suportam os riscos existentes
  • Riscos inerentes. Conhecimentos dos riscos inerentes

S

  • Sarbanes-Oxley. Interpretação e atendimento à Sarbanes-Oxley

T

  • Treinamento dos colaboradores. Controle sobre o treinamento dos colaboradores

V

  • Vendas de produtos na loja
  • Verificação. Definição dos procedimentos de verificação

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